Ihre Aufgaben
• eigenverantwortliche Durchführung allgemeiner Sekretariats- und Büroaufgaben sowie administrative Unterstützung der Vizepräsidentin und des Dekans
• Koordination, Planung und Überwachung von Terminen, inkl. Priorisierung und rechtzeitiger Voraborganisation
• Planung, Organisation und Nachbereitung von Besprechungen und Sitzungen sowie Anfertigung präziser Gesprächsnotizen und vollständiger Sitzungsprotokolle
• Verwaltung des Postein- und -ausgangs, sowie die sorgfältige Ablage und Nachverfolgung von Vorgängen
• Sicherstellung der termingerechten Erledigung und Erinnerung an Wiedervorlagen und Fristen
•Sicherstellung eines reibungslosen und transparenten Informationsaustauschs innerhalb des Bereichs und mit externen Partnern
• ordnungsgemäße und systematische Verwaltung von Dokumenten und Schriftgut
• Unterstützung bei der Erstellung von Berichten, Auswertungen sowie Präsentationen
• Organisation der Beschaffung von Büro- und Verbrauchsmaterialien, Überwachung der Bestände
• Verwaltung von Krankheits- und Urlaubsanträgen sowie die Abstimmung mit dem Dezernat Personal
• Koordination und Dokumentation der jährlichen Belehrungen und Fortbildungsbedarfe für die Mitarbeitenden
Ihr Profil
formale Anforderungen:
• erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation mit fundierten Kenntnissen in Verwaltung und Büroorganisation
fachliche Voraussetzungen:
• sehr gute Kenntnisse der gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), idealerweise auch Erfahrung mit Datenbanken und Verwaltungssoftware
• ein ausgeprägtes schriftliches Ausdrucksvermögen sowie sehr gute Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse
außerfachliche Voraussetzungen:
• Sie arbeiten strukturiert, selbstständig und sind in der Lage, Prioritäten zu setzen
• Sie verfügen über ausgezeichnete kommunikative Fähigkeiten und ein überzeugendes Auftreten sowohl im persönlichen und telefonischen Gespräch als auch in der schriftlichen Kommunikation
• Sie können konstruktiv im Team arbeiten und gehen professionell mit Konfliktsituationen um
• Ihre Serviceorientierung ist herausragend, und Sie haben stets ein offenes Ohr für die Anliegen der verschiedenen Ansprechpartner/Interessengruppen
• Sie tragen Verantwortung für die Qualität und Termintreue Ihrer Arbeit und denken proaktiv
wünschenswert:
• Erfahrung im Bereich Geschäftsdienst, Office Management oder in einer vergleichbaren administrativen Position
• Kenntnisse im Umgang mit hochschulspezifischen Verwaltungsprozessen und -strukturen sind von Vorteil
Interessiert?
Weitere Informationen zur Ausschreibung finden Sie auf unserer Homepage unter https://hpolbb.de/stellenausschreibung/mitarbeiter-mwd-geschaeftsdienst
Wir weisen darauf hin, dass ausschließlich vollständige Bewerbungsunterlagen für das Auswahlverfahren berücksichtigt werden.
